Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
KVKK Aydınlatma Metni
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu sıfatı bulunan Roman Hafıza Çalışmaları Derneği(Romani Godi/Dernek) olarak, kişisel veriler ve kişisel verilerin gizliliği ile güvenliğinizi ciddi ölçüde önemsiyoruz. Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla kişisel verilerinizi KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen kişisel verilerin işlenme şartlarına uygun olarak işlemek ve muhafaza etmek için gerekli güvenlik tedbirlerini en üst seviyede uygulamaya çalışıyoruz.
Bu amaçla KVKK’nın 10.maddesinde belirtilen veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizin hangi amaçla işleneceği, hangi amaçla ve kimlere aktarılacağı, veri işleme yöntemi, hukuki sebepleri ve haklarınıza ilişkin olarak sizi aydınlatmak istiyoruz.
1- Kanun Kapsamında Genel Tanımlar
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Kişisel Verinin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması, kullanılmasının engellenmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.
2- Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Dayanağı
Roman Hafıza Çalışmaları Derneği olarak, kurumumuza yaptığınız iş, gönüllülük, üyelik başvurularınız, hibe programı başvurularınız, hukuki destek başvurularınız, bülten abonelik başvurularınız, etkinlik ve çalışmalara ilişkin kayıt başvurularınız, derneğe fiziki olarak ve/veya telefon üzerinden yaptığınız görüşmeler sonucunda ve /veya e-posta yoluyla verdiğiniz kişisel bilgileriniz ve bizimle dijital veya yüz yüze ortamlarda yaptığınız görüşmelerde beyan ettiğiniz kişisel verilerinizin yazılı ve dijital ortamlarda toplanmakta ve işlenmektedir.
Bu kapsamda bize aktardığınız bilgileriniz başvuru amacınıza uygun olarak sizinle iletişime geçmek ve başvurunuzun amacını gerçekleştirmek, yürütülen iş kapsamında sürece ilişkin bilgi vermek, koordinasyonu sağlamak, iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi amacıyla kullanılmaktadır.
Derneğimize yaptığınız iş ve/veya gönüllülük başvurularınız sırasında bizimle paylaştığınız kişisel verileriniz açık bir iş ve/veya gönüllülük pozisyonu olması durumunda sizlerle irtibata geçmek, sürece ilişkin bilgi vermek amacıyla saklanmaktadır.
Dernek tarafından çıkarılan bültene abone olmanız ve etkinliklere kayıt yaptırmanız durumunda güncel bülten ve etkinliklerden haberdar olmanız amacıyla size mail göndermek amacıyla saklanmaktadır. Etkinliklere kayıt sırasında tarafınızdan etkinliklerden haberdar olma istediğiniz ayrıca sorulmakla birlikte kayıt esnasında olumsuz kararınız neticesinde tarafınıza güncel etkinliklerin bildirimi yapılmamaktadır.
Derneğimiz ile yaptığınız danışmanlık, uzmanlık, çevirmenlik, ajans, avukatlık, acente vb. hizmet sözleşmesi gereği tarafımıza bildirdiğiniz kişisel verileriniz, daha sonra ortaya çıkabilecek çalışmalarda birlikte çalışmanın değerlendirilmesi amacıyla saklanmaktadır.
Derneğimiz ile birlikte yürüttüğünüz projeler kapsamında, projelerin çalışmalarının sürdürülebilmesi, sürece ilişkin bilgi vermek amacıyla kişisel verileriniz saklanmaktadır.
Roman Hafıza Çalışmaları Derneği olarak, dernek tüzüğünde belirtilen amaçlar doğrultusunda çalışma ve faaliyetlerin yürütülmesi, veri kayıplarının önüne geçmek için kopyalanması/yedekleme yapılması amacıyla verileriniz saklanmaktadır.
Kişisel verileriniz; Anayasa, Türkiye’nin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Ceza Kanunu, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, Kişisel Verileri Koruma Kurulu Çalışma Usul Ve Esaslarına Dair Yönetmelik, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun, yasal mevzuat doğrultusunda işlenmektedir.
Roman Hafıza Çalışmaları Derneği olarak, yapılan işin gereği kadar kişisel bilginizi almaya dikkat etmekte, KVKK’nın belirlediği;
Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme kriterlere uygun olarak işlenmektedir.
Bizimle paylaştığınız iletişim bilgilerinizi, izinlerinizi ve kişisel verilerinizin kullanılmasına dair verdiğiniz açık rızanızı geri alabilir, güncelleyebilir ve sizinle iletişimimizi kesmemizi bize iletebilirsiniz.
3- Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Önlemler
Roman Hafıza Çalışmaları Derneği, kişisel verilerinizin uluslararası sözleşmelerle ve Anayasa ile güvence altına alındığını; birçok temel hak ve özgürlükle bağlantılı olduğunu bilerek, insan hakları savunuculuğu hassasiyeti ve ciddiyetiyle davranır. Kişisel verilerinize yetkisiz erişim veya bu bilgilerin kaybı, hatalı kullanımı, ifşa edilmesi, değiştirilmesi veya imha edilmesi gibi risklerin gerçekleşmemesi adına gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri alır.
Dernek bu kapsamda, kurumsal politikalar oluşturur, çalışanlarına yönelik kişisel verilerin korunması ve gizliliğine ilişkin eğitimler ve farkındalık çalışmalarında bulunur, yapılan çalışmalar gereği imzalanan sözleşmelerde kişisel verilerin güvenliği ve gizliliğine riayet eder. Bununla birlikte Dernek, kişisel verilerinizi korumak ve gizli tutmak amacıyla dijital güvenliğe dikkat eder; şifreleme, çift duvarlı koruma, güvenlik duvarları, güncel anti virüs sistemlerini kullanmaya özen gösterir.
Kişisel verilerinizin korunmasına ilişkin gerekli tedbirlerin alınmasına rağmen, kişisel verilerinizin zarar görmesi veya üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda, söz konusu durum Kişisel Verileri Koruma Kurumuna ve size derhal bildirilir.
4. Kanun Kapsamında İlgilinin Rızasını Gerektirmeyen Haller
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrası gereği, aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, kurumuz ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verileri işlemesi mümkündür:
Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hallerinde.
5- Kişisel Veri Sahibi Olarak Haklarınız
Veri sorumlusu olarak bizden, kişisel verilerinizle ilgili olarak KVKK’nın 11. maddesi gereği,
Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olduğunu tespit ettiğiniz durumda düzeltilmesini isteme,
Kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
Kişisel verilerinize ait bilgilerinizi değiştirmeniz veya silinmesini istediğiniz durumda verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
6- Veri Sahibi Olarak Haklarınızın Kullanılması
Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak sahip olduğunuz haklara KVKK’nın 11. maddesi ve başvuru sürecine ilişkin detaylara www.kvkk.com adresinden Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’den ulaşabilirsiniz.
7- Kişisel Verilerinizin Aktarıldığı Taraflar ve Aktarılma Amacı
Roman Hafıza Çalışmaları Derneği olarak, bizimle paylaştığınız kişisel verileriniz KVKK’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. Maddesinde belirtilen şartlar dahilinde, ihtiyaç duyulan işin niteliği ile sınırlı olmak kaydıyla Dernek Tüzüğünde yer alan amaçları yerine getirmek amacıyla Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak;
Proje ortaklarına, alt hibecilere, denetçi, dernek ile hizmet sözleşmesi kapsamında çalışan tedarikçi, acente, danışman, ajans, çevirmen, mali müşavir gibi üçüncü kişiler ile kanunen yetkili kamu kurumlarına, icra ve yargı makamları, yasal takip süreçleriyle ilgili zorunlu kişi ve kurumlara, kanunen yetkili kişi ve kurumlara aktarılabilecektir.
Bununla birlikte Dernek olarak yürüttüğümüz projeler kapsamında merkezi yurtdışında bulunan fon verici kuruluşlara yürütülen işin mahiyetiyle sınırlı olmak kaydıyla kişisel verileriniz aktarılabilecektir.
Kişisel Verilerinizin yurt dışına aktarımı ancak;
Açık rızanızın bulunması veya
Açık rızanızın temin edilmediği ancak Kanun’da belirtilen diğer veri işleme şartlarından bir veya birkaçının karşılandığı hallerde;
Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunması,
Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunmaması durumunda Roman Hafıza Çalışmaları Derneği’nin ilgili yabancı ülkedeki Veri Sorumlusu ile birlikte yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun izninin alınması kaydı ile gerçekleştirilebilecektir. Yeterli korumanın bulunduğu ülkeler Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenerek ilan edilmektedir.
Ayrıca, dijital ortamlarda yapılan eğitim, toplantı, konferans, panel ve görüşme amacıyla kullanılan yazılımların birçoğu internet ortamında hizmet sağlayıcılar aracılığıyla verilmektedir. Bu yazılımlara ait veri merkezleri, çoğunlukla yurt dışında olduğundan bu yazılımların kullanılması sebebiyle yurt dışına veri aktarımı söz konusu olabilmektedir.
Roman Hafıza Çalışmaları Derneği resmi web sitesi, www.romanigodi.org, kullanıcıların siteyi nasıl kullandığını takip etmek, site faaliyetleriyle ilgili raporlama yapabilmek ve bu doğrultuda siteyi yetkinleştirmek için Google Analytics aracılığıyla çerezler kullanır. Google, bu bilgileri kendi adına işleyecek üçüncü taraflara da aktarabilmektedir. Google IP adresinizi, Google tarafından tutulan başka verilerle de birleştirebilir. www.romanigodi.org web sitemizi kullanarak, yukarıdaki amaçlarla Google tarafından verilerinizin işlenmesine izin vermiş olmaktasınız.
İnternet tarayıcınızı bilgisayarınıza çerez kaydedilmek istendiğinde sizi uyarması veya çerezleri kaydetmemesi yönünde ayarlayabilirsiniz. Bu takdirde sitenin fonksiyonlarının kısmen veya tamamen işlevsiz hale gelebileceğini bilgilerinize sunarız.
KVKK Rıza Beyanı
Veri sorumlusu sıfatı bulunan Roman Hafıza Çalışmaları Derneği tarafından,
Tarafıma gerekli aydınlatmanın yapıldığını,
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Uyarınca Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Hakkında Aydınlatma Metnini okuduğumu ve anladığımı,
Kuruma sözlü veya dijital ortamda bildirdiğim kimlik (isim, soyisim, TC kimlik numarası, doğum tarihi vb.), adres, telefon, meslek, sağlık durumu, cinsiyet, sabıka, askerlik ile ilgili bilgilerimi, kimlik fotokopisi, fotoğraf ve görüntü gibi kişisel verilerimi tamamen özgür irademle herhangi bir etki altında kalmaksızın verdiğimi,
Belirtilen kişisel verilerimin Roman Hafıza Çalışmaları Derneği aktarılmasına, kayıtlarına işlenmesine,kişisel veri niteliğinde olan bu bilgi ve görüntülerin; bilgilendirilmem amacıyla, bülten, dergi, gazete, kitapçık, aktivite ve toplantı duyurularından haberdar olmak ve her türlü iletişim kurmak için kaydedilmesine, kullanılmasına, silinmesini istemediğim sürece saklanmasına,
Belirtilen kişisel verilerimin Roman Hafıza Çalışmaları Derneği’ne ve Aydınlatma Metninde anılan gerçek ve tüzel kişiler tarafından işlenmesine,
Avrupa Komisyonu ve Merkezi Finans ve İhale Birimi gibi sözleşme makamlarına iletilmesine, gerekli olduğu kadarıyla seyahat acentesi, kargo şirketi ve araştırma şirketleriyle paylaşılmasına özgür irademle açık bir şekilde rıza gösterdiğimi kabul, beyan ve taahhüt ederim.
